phương pháp quản lý dòng tiền hiệu quả

Làm kinh doanh, mối bận tâm về tiền mặt là nỗi lo thường trực khiến nhiều chủ doanh nghiệp ăn không ngon ngủ không yên. Đó cũng là lý do hàng đầu khiến 20% doanh nghiệp nhỏ thất bại ngay trong năm đầu tiên và 50% doanh nghiệp thất bại trong 5 năm đầu tiên.

Doanh nghiệp của tôi đã từng trãi qua tình trạng thiếu tiền mặt để để hoạt động cho đến khi tôi tìm được một chiến lược quản lý dòng tiền khá độc đáo: Chiến lược Profit First.

Tôi học được chiến lược Profit First từ một quyển sách cùng tên của tác giả có tên là Mike Michalowics.

Bạn đã bao giờ nghe nói về Luật Parkinson chưa? Về cơ bản nó nói rằng công việc của chúng ta sẽ kéo dài để lấp đầy thời gian hoàn thành.

tính toán dòng tiền trong phương pháp profit first

Nếu chúng ta được cho 14 ngày để hoàn thành một dự án, phải mất 14 ngày để hoàn thành. Ngược lại, nếu chúng ta được cho một ngày để hoàn thành cùng một dự án, thì cũng chỉ mất một ngày, với kết quả thường tốt hơn.

Bạn sẽ ngạc nhiên nếu biết mình có thể thực hiện biết bao nhiêu việc với một chút áp lực và sự gấp rút. Michalowicz áp dụng phương pháp này vào việc quản lý dòng tiền.

Phương pháp kế toán truyền thống, như chúng ta đều biết là:

Doanh thu – Chi phí = Lợi nhuận

Michalowicz đảo ngược phương trình này và hướng dẫn các doanh nhân đặt lợi nhuận lên trước tiên. Kết quả:

Doanh thu - Lợi nhuận = Chi phí​

Bạn có thể nói cần gì phải làm vậy vì kết quả là như nhau.

Nhưng tác giả đã chứng minh rằng chính việc thay đổi này sẽ giúp bạn biến danh nghiệp của bạn - con quái vật đang ngốn tiền của bạn - thành cỗ máy đem lại lợi nhuận và thành công cho doanh nghiệp.

Nguyên tắc chính của phương pháp quản lý dòng tiền bằng Profit First

Nguyên tắc là khi bạn có bất kỳ khoản thu nhập nào và trước khi trả bất kỳ chi phí nào, bạn phải khấu trừ phần trăm lợi nhuận được xác định trước.

Mục tiêu của Profit First là phát triển một hệ thống quản lý tài chính mà đầu tiên bạn phải tính đến lợi nhuận, thuế và tiền lương của chính mình, và sau đó số tiền còn lại bạn mới chi cho mọi thứ khác.

doanh nghiệp thất bại

Điều này khác với cách chúng ta thường làm là trả hết mọi chi phí mà chúng ta cho là không thể tránh khỏi (ví dụ: chi phí nguyên vật liệu, tiền thuê nhà, lương nhân viên, tiện ích,…) và phần còn lại mới trả thuế, thù lao cho chúng ta, và cuối cùng những gì còn lại là lợi nhuận.

Câu hỏi tiếp theo là liệu như vậy bạn có còn đủ tiền để trả các chi phí trong doanh nghiệp không? Vấn đề chính là ở đó.

Điều này sẽ thúc đẩy bạn thay vì hướng ra bên ngoài để tìm kiếm các giải pháp vay mượn, bạn sẽ hướng vào bên trong doanh nghiệp để tìm giải pháp.

Nó buộc bạn phải suy nghĩ sâu sắc về mọi quyết định chi tiêu. Nó buộc bạn phải đổi mới bằng cách tạo ra đầu ra giống hoặc tốt hơn, với ít tài nguyên hơn.

Cách thực hiện Profit First

Các bước thực hiện trong thực tế như sau:

Bước 1: Thiết lập tài khoản ngân hàng

Bạn sẽ cần có nhiều hơn 1 tài khoản ngân hàng để thực hiện profit first. Bạn cần mở các tài khoản ngân hàng mới cho doanh nghiệp của bạn ở 2 ngân hàng khác nhau. Các tài khoản này sẽ bao gồm:

Tại Ngân hàng A:

  • TK Lợi nhuận 
  • TK Trả cho chủ sở hữu
  • TK Thuế
  • TK Chi phí 
  • TK Doanh thu 

Tại Ngân hàng B:

  • TK Lợi nhuận
  • TK Thuế

Hai tài khoản này sẽ là 2 tài khoản tiết kiệm, không giao dịch kết chuyển online được.

tạo tài khoản ngân hàng quản lý dòng tiền

Bạn phải làm việc với nhân viên Kế toán của mình để đảm bảo tất cả các khoản tiền nhận được từ bán hàng hóa hoặc dịch vụ sẽ đi vào tài khoản Doanh thu

Bước 2: Xác định CAP (Tỷ lệ phân bổ hiện tại) và TAP (Tỷ lệ phân bổ mục tiêu)

Bạn cần tính tỷ lệ phân bổ hiện tại (CAP) của bạn để biết Doanh thu thực của bạn đang đi về đâu. Đây thường là phần thú vị nhất vì hầu hết các chủ doanh nghiệp hiếm khi chú ý đến thông tin này.

TAP là tỷ lệ phân bổ doanh thu mà chủ doanh nghiệp sẽ tuân theo để phân bổ tiền từ Tài khoản Doanh thu đến mỗi tài khoản còn lại theo nguyên tắc profit first.

Bạn có thể xác định tỷ lệ TAP theo bảng tra cứu đính kèm dựa trên doanh thu của bạn. Tỷ lệ thuế có thể thay đổi vì hệ thống thuế của Mỹ khác với Việt Nam.

Trong trường hợp doanh thu của bạn còn quá thấp và chưa đủ bù đắp chi phí, hoặc bạn chỉ vừa mới khởi sự kinh doanh, hãy bắt đầu với 1% cho tài khoản Lợi Nhuận và Thuế. Nguyên tắc là bạn sẽ điều chỉnh tỷ lệ TAP sau mỗi 3 tháng, và chỉ được tăng mà không được giảm tỷ lệ (vì giảm sẽ làm bạn mất động lực) vì vậy đừng đặt mục tiêu chia lợi nhuận quá cao trong những tháng đầu tiên.

Bước 3: Chuyển tiền

Vào ngày 5 và ngày 25 hàng tháng, hãy tính toán số tiền cần phải chia từ tài khoản Doanh thu vào mỗi tài khoản còn lại ở ngân hàng A theo tỷ lệ TAP của bạn, sau đó chuyển tiền vào từng tài khoản tương ứng. Đây là ngân sách tiền mặt của bạn trong kỳ. Sau đó chuyển tiếp tiền từ tài khoản Lợi nhuận và tài khoản Thuế ở ngân hàng A sang tài khoản Lợi nhuận và tài khoản Thuế ở ngân hàng B. Mục tiêu của việc này là ngăn không cho bạn “mượn tạm” từ 2 tài khoản này.

bước 3- chuyển tiền- phương pháp profit first

Điều quan trọng nhất của phương pháp này là bạn phải cực kỳ kỷ luật với chi tiêu của bạn từ mỗi tài khoản. Phải đảm bảo rằng mỗi tài khoản chỉ được sử dụng cho mục đích được chỉ định.

  • TK lợi nhuận: chỉ dùng để tích lũy và được sử dụng để giảm nợ, trong trường hợp khẩn cấp và thưởng cho bạn về tất cả công việc khó khăn của bạn. Profit first nhằm để tạo ra lợi nhuận, vì vậy tài khoản này phải được ưu tiên!
  • TK trả cho Chủ sở hữu: được sử dụng để trả lương cho bạn. Rất nhiều chủ doanh nghiệp làm không công và điều này hoàn toàn sai. Bạn cũng phải chống lại sự cám dỗ dùng tiền lương của mình để tái đầu tư vào công việc kinh doanh. Bạn cần phải hưởng thụ và nghỉ ngơi.
  • TK thuế: Sử dụng tài khoản này để đáp ứng tất cả các nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
  • TK Chi phí: Đây là tất cả số tiền mà doanh nghiệp của bạn có thể dành cho chi phí hoạt động. Hãy sáng tạo và chi tiêu cẩn trọng vì bây giờ số tiền dành cho chi phí của bạn đang giảm đi.

Bước 4: Xem xét lại

Vào cuối mỗi quý, bạn cần xem xét và điều chỉnh hệ thống, trong đó xem xét tăng tỷ lệ TAP. Sự thay đổi tư duy sang profit first sẽ thách thức bạn đánh giá lại mọi yếu tố trong mô hình kinh doanh cũng như tình hình tài chính của bạn, tìm kiếm các giải pháp để cắt giảm chi phí và hoạt động hiệu quả hơn.

Sau mỗi 6 tháng, bạn sẽ trích 50% từ TK Lợi nhuận và đem đi đầu tư, thưởng cho mình hoặc sử dụng vào mục đích khác nhưng tuyệt đối không dùng nó để tái đầu tư vào công việc kinh doanh của bạn.

Sau khi đọc quyển sách này, tôi đã bắt đầu áp dụng quy tắc profit first cho doanh nghiệp của mình – ngay khi doanh nghiệp của tôi đang hoạt động lỗ, tôi bắt đầu với tỷ lệ lợi nhuận là 1%.

Chỉ sau vài tháng, tôi bắt đầu thấy được những tác động tích cực mà nó mang lại. Doanh thu tăng lên, chi phí giảm xuống, và sau 6 tháng, doanh nghiệp của tôi đạt điểm hòa vốn.

kiểm tra lại dòng tiền

Tất nhiên, hệ thống Profit First không thay thế kế toán. Nó hoàn toàn dành cho quản lý dòng tiền và phù hợp cho các doanh nghiệp và doanh nhân thiếu kỷ luật trong thói quen chi tiêu của họ.

Hệ thống này có thể mở rộng ra ngoài lĩnh vực kinh doanh và có thể được áp dụng cho tài chính cá nhân của bạn. Thay vì tài khoản thuế và lợi nhuận, bạn sẽ có tài khoản tiết kiệm và tài khoản đầu tư.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *